A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD é um grupo interno de trabalho para coordenar e supervisionar, sob aspectos técnicos, todos os procedimentos de gestão de documentos em cada órgão/entidade estadual. A Comissão é responsável pela elaboração/atualização e aplicação dos Instrumentos de Gestão: Plano de Classificação – PC e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo – TTDD, pela orientação dos servidores quanto à importância da correta classificação da documentação produzida/recebida/acumulada, inclusive no sistema SEI!MG, pela avaliação da massa documental acumulada, com o apoio técnico dos servidores das áreas e, pela instrução dos Processos de Eliminação de Documentos de Arquivo e de Recolhimento de Documentos sob orientações técnicas do Arquivo Público Mineiro/Núcleo de Gestão de Documentos.

Criação

Os dirigentes de órgão/entidade do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais deverão constituir uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação daqueles destituídos de valor probatório e informativo, considerando:

• Modelo Resolução/Portaria designação CPAD;
• Modelo Regimento Interno CPAD.

O modelo de Regimento Interno da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD define:

• apoio técnico de servidores das unidades administrativas cujos documentos serão objeto de classificação, avaliação e destinação final;
• competências da CPAD relativas à execução da gestão de documentos no órgão/entidade;
• atribuições dos membros e orientações gerais sobre o funcionamento da Comissão.

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD deve ser composta de no mínimo, cinco (5) membros, escolhidos, preferencialmente, dentre pessoas com a seguinte qualificação:

• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• servidores das unidades organizacionais às quais se refiram os documentos que serão objeto de avaliação, com efetivo conhecimento técnico e experiência administrativa das atividades desempenhadas;
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área jurídica responsável pela avaliação do valor legal dos documentos;
• profissional ligado ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação;
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

Vale ressaltar que o Decreto Estadual nº 40.186/1998 e a Lei Estadual nº 19.420/2011 tratam da obrigatoriedade da constituição da CPAD, mas não entram no mérito se nos seus quadros deva conter servidores ou empregados contratados/terceirizados. Embora não haja impedimento, recomenda-se que a maioria dos membros sejam servidores e que as funções de Presidente e Secretário sejam ocupadas por servidores. Sugere-se que no Regimento Interno da CPAD esteja prevista a designação de apoios técnicos das áreas, conforme a frente de trabalho a ser desenvolvida. Uma alternativa seria a de que os apoios técnicos sejam empregados contratados/terceirizados que darão suporte às atividades da CPAD em frentes que envolvam classificação e avaliação de documentos, mas não necessariamente farão parte da Comissão.

Cadastro

Em construção.

Capacitações

Em construção.