1) A instituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD) é obrigatória no âmbito do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais?

Sim, a instituição da CPAD é obrigatória em cada órgão/entidade do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais desde 1998 e, atualmente, está estabelecida no art. 12 da Lei Estadual nº 19.420/2011.

 

2) O que o Regimento Interno Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD) define?

O Regimento Interno da CPAD, como um documento normativo, define regras das reuniões, funcionamento, competências e procedimentos da comissão.

Vale ressaltar que a Lei Estadual nº 19.420/2011 trata da obrigatoriedade da constituição da CPAD, mas não entra no mérito se nos seus quadros deva conter servidores ou empregados contratados/terceirizados. Embora não haja impedimento, recomenda-se que a maioria dos membros sejam servidores e que as funções de Presidente e Secretário sejam ocupadas por servidores. Sugere-se que no Regimento Interno da CPAD esteja prevista a designação de apoios técnicos das áreas, conforme a frente de trabalho a ser desenvolvida. Uma alternativa seria a de que os apoios técnicos sejam empregados contratados/terceirizados que darão suporte às atividades da CPAD em frentes que envolvam classificação e avaliação de documentos, mas não necessariamente farão parte da Comissão.

 

3) Como deve ser composta a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD)?

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo – CPAD deve ser composta de no mínimo, cinco (5) membros, escolhidos, preferencialmente, dentre pessoas com a seguinte qualificação:

• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• servidores das unidades organizacionais às quais se refiram os documentos que serão objeto de avaliação, com efetivo conhecimento técnico e experiência administrativa das atividades desempenhadas;
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área jurídica responsável pela avaliação do valor legal dos documentos;
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão.

 

4) Quais são os principais instrumentos de gestão de documentos no âmbito do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais?

Os instrumentos de gestão de documentos basilares são o Plano de Classificação – PC e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo – TTDD.

 

5) Os instrumentos de gestão de documentos são instituídos por norma jurídica no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais?

Sim. Eles são instituídos pelo Decreto Estadual nº 46.398 de 27/12/2013.

 

6) Quais são os benefícios decorrentes da aplicação dos instrumentos de gestão de documentos no tratamento técnico dos arquivos?

Os benefícios  decorrentes da aplicação dos instrumentos de gestão documental no tratamento técnico dos arquivos são:

• Classificação dos documentos produzidos/recebidos/acumulados;
• Transferências dos documentos da fase corrente para a intermediária;
• Eliminações seguras, conforme previsto na legislação;
• Recolhimento e preservação do patrimônio arquivístico de guarda permanente.

 

7) Quais são as vantagens da implementação da gestão de documentos no âmbito da Administração Pública do Poder Executivo de Minas Gerais?

A implementação da gestão de documentos nos órgãos/entidades do Poder Executivo de Minas Gerais traz inúmeros benefícios, entre os quais se destacam:

• Redução da massa documental acumulada;
• Eficiência administrativa;
• Otimização dos espaços físicos destinados à guarda de documentos;
• Aumento do índice de recuperação dos documentos;
• Melhoria das condições para a preservação dos documentos de guarda permanente;
• Economicidade ao Estado com redução de custos com a guarda terceirizada;
• Preservação da memória institucional;
• Segurança e proteção da informação;
• Suporte à governança eletrônica;
• Transparência e controle.

 

8) Como se deu a elaboração dos Instrumentos de Gestão (Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo) no âmbito do Poder Executivo de Minas Gerais e qual a sua metodologia?

Em Minas Gerais, a elaboração do Plano de Classificação {PC) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) para os órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado ocorreu entre 2007 e 2011,  por meio do Projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de Documentos. Esse projeto foi coordenado pela Diretoria de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro, subordinada à Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, e contou com aportes de recursos da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais (SEPLAG), que viabilizaram   a contratação de consultoria e mão de obra para conduzir os trabalhos.

O projeto envolveu a revisão dos instrumentos de gestão documental das áreas-meio e elaborações do PC e da TTDD para as áreas finalísticas da Advocacia Geral do Estado, Controladoria Geral do Estado e de 17 Secretarias de Estado à época. Ao todo, participaram do Projeto 20 órgãos da Administração Direta do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.

O Projeto resultou na publicação dos instrumentos de gestão de documentos cujo uso se tornou obrigatório com a publicação do Decreto Estadual nº 46.398, de 27/12/2013.

Os instrumentos de gestão, Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais foram elaborados pelos próprios servidores que compunham as Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) de seus respectivos órgãos e entidades à época de realização do Projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão em Minas Gerais.

Os passos para a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos definidos pela metodologia DIRKS são:

• PASSO A: Investigação Preliminar (levantamento de fontes para identificação das funções e atividades do órgão/entidade produtora);
• PASSO B: Análise das Atividades (identificação das funções, atividades e transações do órgão/entidade produtora, definição de seus respectivos escopos e levantamento da produção documental). Produto final: Plano de Classificação de Documentos de Arquivo;
• PASSO C: Identificação dos Requisitos de Arquivamento para avaliação dos documentos e definição dos prazos de guarda e destinação final. Produto final: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

 

A metodologia australiana DIRKS utilizada como base para desenvolvimento do PC e da TTDD e aplicação dos seus três primeiros Passos (PASSO A: Investigação Preliminar; PASSO B: Análise das Atividades; PASSO C: Identificação dos Requisitos de Arquivamento) estão descritos no Manual de Gestão de Documentos – Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, n. 3, 2013, disponível no link.

Os roteiros, procedimentos e formulários foram adaptados para a realidade brasileira e, especificamente, para os órgãos/entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.

O Decreto Estadual nº 46.398/2013 prevê, em seu Art. 5º que:

“Os órgãos e entidades que não participaram do projeto de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos instituídos por este Decreto deverão desenvolver os planos de classificação e tabelas de temporalidades e destinação de documentos relacionados a suas atividades finalísticas, com a orientação do Arquivo Público Mineiro.”

O trabalho de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos deverá ser conduzido pela CPAD do órgão/entidade mediante orientações técnicas do Arquivo Público Mineiro (APM).

 

9)Como ocorrem as atualizações dos instrumentos de gestão, Plano de Classificação (PC) e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD), vigentes?

As atualizações do Plano de Classificação (PC) e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) são feitas a partir da elaboração e aprovação dos instrumentos pelos órgãos e entidades que não participaram do projeto realizado entre 2007 e 2011 ou que não conseguiram concluir o trabalho na ocasião. Para aqueles que já possuem suas áreas contempladas nos instrumentos, as atualizações ocorrem mediante elaboração de parecer técnico com fundamentação dos motivos e legislação relacionado que justifique a alteração das funções, atividades e transações e dos prazos de guarda e destinação final dos documentos. A atualização parte da necessidade de desenvolver códigos de classificação para as funções, atividades e transações das áreas finalísticas que não estão contempladas nos Instrumentos de gestão vigentes. Além disso, o trabalho deverá incluir a definição do prazo de guarda e da destinação dos documentos, conforme os passos da metodologia DIRKS, descritos no Manual de Gestão de Documentos, publicado nos Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, nº 3, 2013.

A cada PC e TTDD analisado e aprovado pelo Arquivo Público Mineiro (APM), os códigos de classificação são acrescentados às respectivas classes dos Instrumentos de gestão vigentes e as versões atualizadas são publicadas no sítio eletrônico do APM, conforme Decreto Estadual nº 46.398 de 27/12/2013 e Decreto Estadual nº 47.145 de 26/01/2017.

 

10) Há possiblidade de contratação de empresa prestadora de serviço para suporte técnico às atividades de gestão de documentos no órgão/entidade da Administração Pública do Poder Executivo Estadual?

 Sim, a decisão sobre a contratação de uma empresa terceirizada para realizar o suporte operacional às atividades de gestão de documentos é de livre escolha da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD) do órgão/entidade.  No entanto, todas as ações desenvolvidas pela empresa deverão ser supervisionadas e acompanhadas pela CPAD, que será responsável pelos trabalhos, conforme Manual de Gestão Documentos – Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro nº 3, 2013. Além disso, as assessorias a serem prestadas pelo Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro para orientações e acompanhamento dos trabalhos será sempre realizada em contato direto com a CPAD do órgão/entidade.

 

11) Há possiblidade de contratação de empresa prestadora de serviço para suporte operacional na elaboração de Plano de Classificação (PC) e de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo (TTDD) no órgão/entidade da Administração Pública do Poder Executivo Estadual?

Sim, a decisão sobre a contratação de uma empresa terceirizada para suporte operacional na elaboração do PC e da TTDD do órgão/entidade é de livre escolha da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPAD) do órgão/entidade. No entanto, todas as assessorias a serem prestadas pelo Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro para orientações e acompanhamento dos passos da elaboração dos referidos Instrumentos de gestão serão sempre realizadas em contato direto com a CPAD do órgão/entidade. É imprescindível que tanto o Presidente quanto os demais integrantes da CPAD estejam cientes e que participem ativamente de todas as atividades e passos realizados, conforme o Manual de Gestão Documentos – Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro nº 3, 2013.

Sugerimos que a empresa contratada conte com um arquivista em seus quadros para orientar CPAD nas ações de gestão de documentos e conduzir a elaboração dos instrumentos de gestão sob a orientação técnica do Núcleo de Gestão de Documentos do Arquivo Público Mineiro.